Jak przechowywać dokumentację firmową?

Przechowywanie dokumentów może wydawać się, z pozoru, prozaiczną i łatwą czynnością. Jednak musimy pamiętać również o bezpieczeństwie dokumentów – przed ewentualną kradzieżą oraz uszkodzeniami fizycznymi. Często firmy decydują się na rozwinięcie całych systemów, które maja na celu ochronę dokumentacji oraz danych tam zawartych. Ze względu na to, że często dokumenty papierowe występują również w elektronicznej wersji, wiele firm podejmuje się równoległej ochrony jednych i drugich.

Dokumentacja papierowa

Z dokumentacją tradycyjną występuje problem fizyczny. Łatwo ją zalać, spalić, może ona wypłowieć, a dane mogą ulec zniszczeniu. Pojawia się również problem z przechowywaniem ich oraz transportowaniem. Najczęściej zdarza się, że obowiązek przechowywania dokumentacji narzucony jest przez prawo, które jednocześnie określa również sposób ich przechowywania. W zależności od warunków np. lokalowych, lokalizacji, ilości dokumentów itd. firmy radzą sobie w różny sposób z przechowywaniem tych danych. Najczęściej stosuje się archiwizację dokumentów w archiwach, które mogą być na terenie firmy, ale nie muszą. Wówczas często segreguje się je w specjalnych teczkach w chronologiczny sposób.

Dokumentacja elektroniczna

Dokumenty w formie elektronicznej są dużo łatwiejsze do przechowywania, powielania, kopiowania oraz segregacji. Nie zajmują praktycznie żadnego miejsca fizycznego, a technologia umożliwia przechowywanie ich w różnych miejscach, najczęściej zabezpieczonych hasłami. Obecnie większość firm coraz częściej całkowicie odchodzi od przechowywania tradycyjnych form dokumentów. Wówczas możliwe jest przechowywanie dokumentacji na serwerach firm, komputerach pracowników i dyskach zewnętrznych. Dzięki temu pracownicy księgowości w Tarnowie mogą korzystać z dokumentacji klientów niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. W przypadku dokumentacji elektronicznej forma ich ochrony jest szczególnie ważna ze względów na obecność cyberprzestępczości. Często dane kontrahentów i firmy są jednocześnie ich kapitałem wobec czego ich ochrona jest niezwykle ważna.

Dokumentacja firmowa – podsumowanie

Ochrona danych i dokumentacji jest niezwykle ważna w każdej firmie. Nie tylko dlatego, że w świetle prawa jesteśmy zobowiązani do ochrony danych klientów, ale również dlatego, że powierzając nam swoje usługi okazują nam oni swoje zaufanie.

Źródło zdjęć: freepik.com